PROPOSITION CDM 2019 : ALPHEN 2 , WE ZIJN TERUG!

[Jarmou]

Bonjour tout le monde!

Cette semaine a eu lieu à l'e-Sport Arena une réunion dont voici le compte-rendu afin de vous présenter le projet de CDM 2019, si cette édition a lieu à Alphen! Nous avons tenté de répondre à toutes les questions que nous nous posions en amont, ainsi que les points qui avaient été soulevés sur le forum.
Karel voit Lars cette semaine pour définir plus précisément son deal de sponsoring concernant la nourriture, donc ne tenez pas compte du prix mentionné ci-dessous pour la bouffe, il sera moindre quoi qu'il arrive (voire nul si Lars nous sponsorise sur la totalité du CDM, ça reste à voir).

Le mail initial était en néerlandais, langue que j'ai sciemment oubliée, la traduction ci-dessous a été réalisée avec deepl translator en plus de mon cerveau et en refaisant un style "compte-rendu" à la troisième personne et pas tel que rédigé par Thomas. Excusez si certains passages sont nébuleux. J'ai remis la traduction deepl du dutch vers l'anglais plus bas, pareil, en essayant de corriger ce que j'ai pu.


PROJET ALPHEN 2 :
Sachant que dans le courant du mois, l'e-sport arena nous enverra des infos, des photos etc.

Dates:

La semaine du 12 au 18 août 2019

Coûts :

  -   Pour l'utilisation du lieu en exclusivité (mais ouvert aux spectateurs tout de même) et du studio avec matériel, y compris le support événementiel du lundi au samedi: 12,50 euros par personne et par jour
  -Pour la bouffe:   voir deal de Lars Nouwen expliqué plus bas
 - Logement 

 35 euro pppn pour l'hôtel sur la base d'un minimum de 3 personnes par chambre (4 nuits)

ATTENTION Il y a un deal avantageux avec l'hôtel dans lequel la team UK a dormi l'an dernier. Seulement, ce deal sera soumis à une deadline très stricte quant aux réservations et aux paiements afin d'éviter les mauvaises surprises et cette deadline sera fixée à environ 2 mois avant le début du CDM. Passé ce délai, les personnes devront se débrouiller pour se loger (mais rassurez-vous, Alphen regorge de airbnb abordables et très proches de l'arena).

Support de l'arena: Pour les personnes qui n'étaient pas là l'an dernier et veulent voir à quoi ressemble l'endroit, par ici: https://esportsgamearena.nl/over-ons/
Le site est en néerlandais, mais ça vous fera voir des images. Pour la disposition CDM, voir la galerie du CDM 2018:  http://www.ffsmk.org/?task=results&year=2018&show=photos
Exemple de leur livestream Switch : https://www.twitch.tv/videos/341876244

    Installation du streaming le lundi
 Diffusion sur la page d'accueil sur Twitch.tv/esportsgamearena pour tous les jours avec l'objectif d'obtenir au moins 50.000 vues (mais ils ne sont pas sûrs pour les 50.000 vu que le live sera en anglais et pas en néerlandais)
    Aide avec la couverture du stream
    Aide à la recherche de casters, dont Sargoth.
    9 écrans d'information et/ou de streaming en direct, dont 2 écrans 100 pouces
    Emplacement : Sièges Need for Seat, grande salle spacieuse, équipement, caméras et salle de réunion
    Système de sono avec micros pour les annonces, cérémonies, quiz etc.
    Ils fournissent 16 TV CATHODIQUES
    aide au montage et au démontage,
    assurer l'ouverture et la fermeture,
    servir au bar
    Prévoir un gestionnaire d'événements pour tous les jours,
    Assurer la promo de l'événement sur tous leurs réseaux
Assurer le relais auprès de la presse
    prix dans notre concours Switch MK de 4 jours de participation à la Coupe du Monde d'une valeur de 50 eurosKarel again I'm not sure I understood this Je pense qu'ils mettent un cash prize de 50€ mais j'attends confirmation
   Relais de l'événement sur le site de l'arena avec un lien vers l'inscription et le site de la ffsmk
    Aider à sponsoriser des goodies par l'intermédiaire de Nintendo et de partenaires matériels,
    aide avec les sponsors financiers que nous distribuons 50-50, à l'exclusion de 25% de frais de parrainage pour le gestionnaire de compte. Supposons donc que nous trouvions un sponsor de 500 euros, puis 100 euros vont au responsable de compte et 400 euros nous distribuons 50-50.

Lars Nouwen nous propose un deal avec déjeûner et dîner à 8,50€ par jour (au lieu de 17,50€/jour pour l'arena) donc 34€ pour 4 jours au lieu de 70.
Exemple de ce que nous pourrons avoir (sachant que les options veggies seront aussi dispo):
Burgers+frites,
pasta+sate
Steaks (and veggie steaks)
risotto


Total des coûts sur place:

    50 euros pour le lieu, le studio et le support  + 34€ pour la bouffe + 140 euros pour la nuit (système de navettes revu et corrigé pour ceux qui iront à l'hôtel partenaire)
    Coût total 224 euros.

==> DONC:
84€ sans l'hôtel pour les personnes qui se logent autrement





ENGLISH VERSION:

For those who weren't there last year, you can visit the arena's website: https://esportsgamearena.nl/over-ons/
It's in Dutch but there are pictures. Also if you want to see the CDM arrangement, check the gallery here: http://www.ffsmk.org/?task=results&year=2018&show=photos

Example of the Switch livestream: https://www.twitch.tv/videos/341876244

 Next month I would like to help to complete the 'bid' with information, pictures etc

Costs:

    For use venue and studio with material, including event support, we ask 12.50 euros per person per day and then it is exclusively for you (but open to viewers / visitors) from Monday to Saturday 12.00. (4 days cost)
    See food deal below.
    35 euro pppn for hotel based on a minimum of 3 people per room (4 nights

WARNING: We have a deal with a hotel this year (the one where the UK team slept last year) but it will be submitted to an INFLEXIBLE DEADLINE so we avoid bad booking surprises. People who won't book (and PAY) the hotel soon enough will have to take care of themselve. But don't worry, there are plenty of nice airbnbs in Alphen just next to the venue.


Support:

    We arrange a streaming technician on Monday,
    Request frontpage on Twitch.tv/esportsgamearena for all days with the goal to get at least 50.000 views (not sure we get it because of English cast),
    Help with the streamoverlay,
    Help in the search of casters, like Sargoth
    9 screens for information and/or livestream, of which 2 100 inch screens
    Location: Need for Seat chairs, studio space, equipment, cameras and meeting room
    microphone and sound set for announcements and/or pub quizzes
    They have a minimum of 16 CRT TVS
    helping with assembly and disassembly,
    ensure open and close,
    running bar service,
    Provide an event manager for all days,
    promote the event through all our channels
    ensuring press releases
    prize in our Switch MK competition of 4 days participation in World Cup worth 50
  create an event page on our website, including link to ffsmk registration
    Assist in sponsoring goodies through Nintendo and hardware partners,
    help with money sponsors that we distribute 50-50, excluding 25% sponsorship fee for the account manager. So suppose we find a sponsor of 500 euros, then 100 euros goes to the account manager and 400 we distribute 50-50.

Lars Nouwen is offering a deal that will cost 8,50€/day for lunch and dinner (iso 17,50€ with the Arena)
Type of food:
Burgers+fries
Pasta+sate
Steaks (and veggies options will be available of course)
Risottos

Total of these costs (doesn't mean it will be the CDM registration price as we can still have sponsoring decrease).

    50 euro venue, studio and support + 34€ for lunch and dinner + 140 euro night (deal with "taxis" is involved even if not necessary)
    Total costs 224 euro.

So that cost can be 84 if people find their own place to sleep.

If you have more questions, Karel and I will be happy to answer! See you guys!

[KVD]

Nice!! Team Alphen 
Thanks Sophie!

They have MK8DX tournaments twice per month at Esports Game ArenA. To promote interest for the event they will be giving away 1 free entry to the CDM (to the best MK8 player basically).
They have dedicated casters for MK8 stream and we will get support from 1 or 2 of them at different points throughout the week. That is next to the caster that our community will provide (in short, Marius won't be alone during the days).

For the deal with Lars, I'll meet with him this week for the specifics, but it is 100% confirmed that he will be helping us in this department. 

[ScouB]

Merci Sophie pour ce résumé. En attendant les nouvelles des discussions avec Lars, on peut donc espérer l'inscription à moins de 100€ hors nuitées 
Tu parles d'un deal avantageux à l'hôtel de la team UK, une idée financière du truc?

Question purement technique, est il possible de retransmettre sur les écrans 2 matchs différents au lieu d'un ?
Car c'était un point négatif pour moi l'an dernier, en tant que spectateur on ne pouvait suivre que les matchs de la TV1

[Lafungo]

Tu parles d'un deal avantageux à l'hôtel de la team UK, une idée financière du truc?

Le deal de l'hôtel, c'est ce qu'il y a écrit juste au-dessus: "35 euro pppn pour l'hôtel sur la base d'un minimum de 3 personnes par chambre (4 nuits)".

Question purement technique, est il possible de retransmettre sur les écrans 2 matchs différents au lieu d'un ?
Car c'était un point négatif pour moi l'an dernier, en tant que spectateur on ne pouvait suivre que les matchs de la TV1

J'en ai parlé lors des meetings avec Thomas (je suis allé à Alphen avec Karel), et normalement ça devrait être faisable. Je n'ai pas de solution explicite sous la main (en partie parce que je ne sais pas exactement à quoi on veut que ça ressemble), mais en gros Thomas m'a dit qu'on est libre d'arranger la salle comme on veut (que ça soit pour les tables, les canapés, l'estrade, etc., mais aussi pour l'affichage aux écrans).
Mise à part l'affichage aux écrans, on a aussi parlé de changer la disposition de l'estrade pour que les TVs soient dirigées vers la salle et donc visibles aux spectateurs. Bref, on sait que l'expérience de spectateur sur place n'était pas au top, et on a plusieurs solutions potentielles pour résoudre ce problème. Reste à voir comment on veut s'arranger.

[ScouB]

Tu parles d'un deal avantageux à l'hôtel de la team UK, une idée financière du truc?

Le deal de l'hôtel, c'est ce qu'il y a écrit juste au-dessus: "35 euro pppn pour l'hôtel sur la base d'un minimum de 3 personnes par chambre (4 nuits)".

Question purement technique, est il possible de retransmettre sur les écrans 2 matchs différents au lieu d'un ?
Car c'était un point négatif pour moi l'an dernier, en tant que spectateur on ne pouvait suivre que les matchs de la TV1

J'en ai parlé lors des meetings avec Thomas (je suis allé à Alphen avec Karel), et normalement ça devrait être faisable. Je n'ai pas de solution explicite sous la main (en partie parce que je ne sais pas exactement à quoi on veut que ça ressemble), mais en gros Thomas m'a dit qu'on est libre d'arranger la salle comme on veut (que ça soit pour les tables, les canapés, l'estrade, etc., mais aussi pour l'affichage aux écrans).
Mise à part l'affichage aux écrans, on a aussi parlé de changer la disposition de l'estrade pour que les TVs soient dirigées vers la salle et donc visibles aux spectateurs. Bref, on sait que l'expérience de spectateur sur place n'était pas au top, et on a plusieurs solutions potentielles pour résoudre ce problème. Reste à voir comment on veut s'arranger.

Hôtel : ah ok je pensais vu que c'était mentionné après qu'il y avait un autre deal.

Écrans: ok merci pour le retour, dans la mesure ou on peut afficher 2 tv deja c'est mieux.
Peut être qu'on peut ne mettre que 2 tv sur l'estrade et ça résoud le problème (si on a l'exclusivité de l'arena)

[Ours1011]

Je pense que 25% de 500 ça fait 125

Du coup :
500-125=375
375/2=187,5

!

[Antistar]

Peut être qu'on peut ne mettre que 2 tv sur l'estrade et ça résoud le problème (si on a l'exclusivité de l'arena)

Ça la rendrait plus simple à exploiter en plus, je pense que ce serait vraiment mieux comme ça.

[Adrien]

merci pour toutes ces infos 

content de voir que cela reste possible pour nous d'avoir l'exclusivité du bar le temps du cdm  (même si 12,5 euros ça reste super cher...  , (en 2018 on était a 5euros/jour/pers) je comprend que l'exclu ca se paye, mais j'suis sur y a moyen de négocier ça a 10euros max  )

de mon point de vue "trésorier" ca me parrait un tarif plus approprié  même plusieurs choses me chiffonnent encore niveau prix par personnes.. mais si tu le veux bien on en parlera directement à la cup saisonnière (pour te montrer tout les coûts supplémentaires/cachés que ce soit celle de l'asso, de son évolution ou des frais spéficiques liés au cdm) qui peuvent modifier le tarif d'inscription.

edit : les frais de cdm ne se résument pas a juste une salle et de la nourriture (ce serait trop beau sinon  )
je suis aussi dispo ce week-end chez oim si t'a envie d'en discuter autour d'une petite session smk (en plus y'a plein de bières qui squatte mon bac a légumes, je sais pas comment m'en séparer )

[tif]

Merci pour ce compte-rendu Jarmou.

Pour info l'hôtel est à combien de temps à pied du bar ?

Il faudrait demander à Lars s'il peut faire des alternatives végés à ses plats aussi ^^

Le coût final est cher dans l'absolu mais pas déconnant vu le service (surtout si on arrive à baisser la bouffe !).

[Jarmou]

Merci pour ce compte-rendu Jarmou.

Pour info l'hôtel est à combien de temps à pied du bar ?

Il faudrait demander à Lars s'il peut faire des alternatives végés à ses plats aussi ^^

Le coût final est cher dans l'absolu mais pas déconnant vu le service (surtout si on arrive à baisser la bouffe !).

D'après Thomas, 20 minutes à pieds, mais il me semble que l'an dernier les anglais parlaient plutôt de 40 minutes, je vais demander le nom de l'hôtel pour qu'on puisse faire un itinéraire!

Bonne idée pour l'alternative végé, j'envoie de suite un message à Karel!

[KVD]

Of course I will discuss veggie options with Lars. As it stands it looks like we will meet next weekend. But we're both busy, so it's not a certainty. 

[Champion de la TOC]

Merci pour ce compte-rendu Jarmou.

Pour info l'hôtel est à combien de temps à pied du bar ?

Il faudrait demander à Lars s'il peut faire des alternatives végés à ses plats aussi ^^

Le coût final est cher dans l'absolu mais pas déconnant vu le service (surtout si on arrive à baisser la bouffe !).

D'après Thomas, 20 minutes à pieds, mais il me semble que l'an dernier les anglais parlaient plutôt de 40 minutes, je vais demander le nom de l'hôtel pour qu'on puisse faire un itinéraire!

Bonne idée pour l'alternative végé, j'envoie de suite un message à Karel!

I timed it, if you walk normal pace it will be around 40. I fast walked it once in 32-35 and gently jogged once most of the way and it was nearer 20-25 then. But definitely not 20 with normal walking. However, I absolutely enjoyed the walk even though no one else seemed to like it much. It was flat ground and easy. Plus being in a CDM with TVs and stuff all day, if anything the walk would do us very good each day there and back. We just need to hope there is not extreme hot weather or very bad rain, in that case a walk wouldn't be as great. But the walk is so small a problem I wouldn't list it as a problem at all.

Very happy with the rest of the suggestions by the way, and great to hear of Lars involvement again

[KVD]

Plus the hotel deal will include cab fares (at very little or no extra cost, still needs to be finalized). Patrick and me will be meeting with Lars tomorrow afternoon. 

[Jarmou]

Karel a eu sa réunion avec Lars, les infos pour le deal nutritif sont dans le premier post, modifié pour l'occasion! 

[ScouB]

Sympa la proposition, ca fait un bon rabais